För de enskilda arkiven finns i stort sett inga regler och tyvärr finns det exempel på hur stora kulturskatter har slängts bort. Vi vill givetvis att handlingar efter privat verksamhet bevaras.
Vad ska lämnas in?
Råder det osäkerhet över vad som bör sparas eller inte så rekommenderar vi att ta kontakt med oss. Små fragment med enstaka handlingar efter en nedlagd förening eller företag kan vara en ren guldgruva. Och vi kan aldrig vara säkra på vad som kommer att efterfrågas i framtiden.
Att arkivera
Att arkivera innebär att bevara för all framtid. Därför kan vi än så länge bara erbjuda att ta emot leveranser av fysiskt material, alltså papper och liknande. Teknikberoende medier som ljudinspelningar och filmer kan vi också ta emot, men däremot bara förvara. Tids nog kommer vi också behöva hitta en lösning för att ta emot digitala leveranser. Men det kräver så mycket mer än bara en hårddisk för att garantera att innehållet finns tillgängligt för all framtid.
Var hamnar arkivet?
Det finns ingen central arkivdepå för enskilda arkiv i Östergötland. Istället finns ett stort antal lokala arkiv i alla kommunerna. Vissa drivs av arkivföreningar, andra av hembygdsföreningar eller större institutioner som Landsarkivet i Vadstena eller Östergötlands museum. Det gemensamma är att samtliga förvarar enskilda arkiv och Östergötlands Arkivförbund förmedlar kontakt till rätt lokalt arkiv. Men det finns ett undantag i det regionala näringslivsarkiv som vi har i Åtvidaberg, dit vi tar emot företagsarkiv.
Hur går det till?
Det finns två huvudsakliga sätt att överföra ett material till arkivet. Många aktiva organisationer som företag och föreningar deponerar sina handlingar. Genom ett depositionsavtal mellan sig och arkivet regleras tillgängligheten för forskare, årsavgift, m.m. Deponenten hyr plats i arkivet men äger fortfarande sina handlingar.
I vissa fall finns ingen som kan betala hyllmeteravgiften. Föreningen eller företaget kan vara nedlagt. I dessa fall är det upp till respektive arkiv att ta ställning till om handlingarna ändå ska bevaras. En term som används är ”ägarlösa arkiv” och ett gåvoavtal upprättas mellan arkiven och inlämnaren. Där framgår oftast att arkivet har full äganderätt och möjlighet att handha materialet efter egna beslut.
