Kurser
Genom kursverksamhet sprider vi kunskap om hur föreningsaktiva och andra intresserade på bästa sätt tar hand om sina arkiv. Ta gärna kontakt med oss om du är intresserad.
Nästa kurs skulle ha skett den 1 april i Linköping, men är inställd tills vidare som en följd av Coronaviruset.
Här finns en del tidigare kursmaterial att ladda ner:
Snabbkurs om arkiv för Östergötlands Hembygdsförbund 2017-01-28
Kursmaterial 2015-03-25
Allmänna arkivschemat
Arkiven vi tar emot ordnas och förtecknas enligt standardiserade regler i det allmänna arkivschemat. Där finns en standard för att systematisera handlingar som bygger på att de viktigaste handlingarna kommer först. Allmänna arkivschemat introducerades i Sverige redan 1903 och har varit en stomme för arkivarbetet under lång tid. Även efter att offentliga arkiven från 2009 gått över till ett nytt processorienterat redovisningssystem så håller vi i de enskilda fast vid den gamla standarden som fortfarande är relevant.
Ladda ner allmänna arkivschemat (PDF).
Riktlinjer då ett arkiv ska ordnas upp
1. Ta reda ursprunget. I arkivsammanhang är proveniensprincipen viktig, d.v.s. att vi lyfter fram varifrån ett material kommer. Begreppet arkivbildare betyder den organisation, person, eller liknande, som har haft en verksamhet som gett upphov till att arkivet skapats. Därför är det viktigt att undersöka varifrån ett arkivmaterial kommer. Det är inte ovanligt att handlingar från olika arkivbildare är sammanblandade då de ska ordnas och förtecknas. Så ett första steg är att grovt sortera materialet efter dess ursprung och sortera det efter arkivbildare.
2. I nästa steg är det dags att kategorisera handlingarna enligt allmänna arkivschemat. Här kommer arkivarbetarens kunskap att prövas då schemat kan tolkas på många vis. Det behöver inte vara några större problem eftersom de flesta av de enskilda arkiven är förhållandevis små till omfånget i jämförelse med de statliga. Enklast är att först sortera enligt de översiktliga rubrikerna i allmänna arkivschemat. Det gäller att sortera handlingarna så att exempelvis alla protokoll hamnar för sig. Lösa papper läggs i aktomslag.
3. Efter den första grovsorteringen ska de olika kategorierna ordnas mer i detalj. I exemplet med protokoll så ska de sorteras efter vilken typ av protokoll de är, exempelvis styrelseprotokoll och årsmötesprotokoll. Därefter ordnas de kronologiskt med de äldsta först så att de hamnar överst. Varje kategori får serier och här går det egentligen att skapa så många serier som behövs. Så styrelseprotokoll och årsmötesprotokoll kan bli olika serier, men ofta är det inte nödvändigt att sära dem om det rör sig om föreningsarkiv. Sökbarheten blir inte automatiskt bättre bara för att handlingar hålls sär i många serier utan det kan räcka att kalla dem alla för protokoll.
4. När alla handlingar är sorterade är det dags att förteckna. Om vi håller oss till exemplet med protokoll så visar det allmänna arkivschemat signumet beteckningen A. Nu ska vi skapa serier, där alla protokoll kommer att heta något med A. Vi kan bestämma att styrelseprotokoll och årsmötesprotokoll ska hållas för sig. Sistnämnda kan då få ett tillägg med siffran ett och styrelseprotokoll ges siffran två. Det innebär att seriesignumet för årsmötesprotokoll blir A 1 och för styrelseprotokoll A 2. Även om det bara finns en typ av protokoll är det klokt att ändå lägga till en siffra. På så vis går det alltid att bygga vidare på serien i den händelse att arkivet senare kompletteras.
5. För att skapa hanterbara enheter används oftast arkivboxar. De finns i standardstorlekar och kan beställas för inköpspris genom oss. I arkivboxen samlas protokollen och samtidigt förtecknas den. På förteckningsbladen anges arkivets namn, serie, seriesignum, volymnummer (som är den unika förvaringsenhetens nummer, exempelvis A 1: 1), första och sista årtal samt eventuella anmärkningar. Exempel på anmärkning kan vara att det är en lucka tidsmässigt, ”Lucka 1919-1934” eller liknande.
6. Fortsätt att lägga materialet i arkivboxar och förteckna dem enligt ovan. Om handlingarna inte får plats i en arkivbox (exempelvis kassaböcker) så får de utgöra en egen volym. På det här viset standardiseras handlingarna och blir sökbara för en bredare allmänhet.
Ovanstående punkter kan verka krångliga. Givetvis går det bra att kontakta oss och få personlig hjälp med ordnings- och förteckningsarbetet.
